Ville Intelligente aux 5@, Vannes met en place la convocation électronique de ses élus
« Si les projets numériques ne sont pas portés par le politique, et accompagnés au plus près par les services, ils ne se font pas dans la plupart des cas, du moins pas aussi efficacement ».
C’est par ces quelques mots qu’Anne Le Dirach explique l’impérieuse nécessité pour la ville de Vannes d’être exemplaire dans sa politique du numérique et de l’innovation.
« Vannes est une ville qui arbore fièrement ses 5 arobases - une distinction reconnue nationalement qui nous incite à défendre l’importance de l’arrivée de nouveaux services numériques auprès de nos administrés et à expérimenter sans cesse de nouvelles applications », ajoute-elle.
La mise en place de la convocation électronique des élus municipaux, qui utilisent désormais des tablettes tactiles, est une illustration prégnante de la volonté du Maire de la ville, David Robo, de porter des projets innovants.
« Au début il y a eu quelques résistances ou inquiétudes parmi les élus qui ne souhaitaient pas se départir de leurs stylo et feuille de papier. Il nous a fallu un peu de patience et de pédagogie pour convaincre de l’intérêt de changer les habitudes et d’adopter la tablette tactile », raconte Anne Le Dirach, Maire-adjointe en charge de la communication, des systèmes d'information et du développement numérique.
Pour mener à bien ce type de projet, plusieurs conditions doivent être réunies.
En premier lieu, il s’agit de constituer une équipe dédiée au projet, avec des personnes émanant de la DSI et des services du Cabinet du Maire. « La transversalité et la gouvernance collaborative sont des préalables à tout projet visant à la modernisation de nos administrations. Selon moi, ces critères sont au cœur de la Ville Intelligente qui sait passer outre le cloisonnement de ses services pour mener des actions collaboratives », prône Anne Le Dirach qui conclue : « Plusieurs projets novateurs me tiennent à cœur, que je compte bien proposer au Maire dans les mois à venir : le vote électronique, d’une part et la signature électronique à valeur probatoire pour tout document officiel, d’autre part. J’aimerais aussi que Vannes puisse expérimenter dans les domaines de la cyber sécurité et de la protection des données publiques. L’université ENSIB basée à Vannes vient d’ailleurs d’ouvrir un cycle d’ingénieur en cyber défense et je m’en réjouis. »
TEMOIGNAGE de Bernard Gicquel, Chargé de mission sur les projets transversaux à la DSI de Vannes
Pourquoi avoir choisi l’outil SESF de Mégalis parmi toutes les solutions existantes du marché ?
La Direction des systèmes d’information a implémenté l’outil SESF depuis maintenant 3 ans pour permettre l’échange sécurisé des fichiers volumineux et/ou confidentiels. Un grand nombre de services utilisent cette plateforme pour les échanges avec les partenaires institutionnels, les fournisseurs, les prestataires…
C’est tout naturellement que cette solution a été privilégiée pour la convocation électronique des élus, d’autant plus qu’elle était déjà utilisée dans ce cadre par d’autres collectivités bretonnes.
L’outil SESF offre toutes les garanties techniques et juridiques pour l’envoi des convocations, des bordereaux et des procès-verbaux de séance. Il assure la traçabilité nécessaire et propose un mode opératoire simple d’accès, tant pour le service des assemblées que pour les élus.
Comment s’est déroulée la démarche et quel est son fonctionnement au quotidien ?
Au préalable il est important de préciser que nous disposons d’une application de production des actes administratifs. Cet élément a facilité la mise en œuvre.
La première approche a consisté à réaliser une étude économique portant sur les différents postes de travail : production des documents, impression et façonnage ainsi que la distribution. Cette étude a permis de mettre en évidence les coûts induits par les différentes opérations (personnel, papier, façonnage, affranchissement, amortissement des matériel) et de constater une économie substantielle à réaliser de l’ordre de 100 k€ sur la durée de la mandature.
Nous avons mené ensuite ce projet avec les méthodes habituelles appliquées à toute informatisation.
Ce projet de dématérialisation de bout en bout a mobilisé l’ensemble de la DSI (infrastructure, réseaux, sécurité, études) et a engagé la collaboration avec les services Cabinet du Maire et Instances Municipales. Le pilotage du projet a été confié au chargé de mission sur les projets transversaux.
Les éléments pris en compte dans ce projet ont été les suivants :
- Choix de la tablette : iPad
- Choix du réseau wifi : 802.1x en interne et réseau wifi à domicile
- Plateforme d’échanges sécurisés : OODrive (service Mégalis)
- Choix de l’application Adobe Reader pour l’exploitation des fichiers (annotations, note, …)
- Messagerie : une adresse @mairie-vannes.fr avec possibilité d’une messagerie privée
- Application de gestion des actes administratifs : confection des fichiers PDF
- Matériels et logiciels : configuration et paramétrage des tablettes
- Guides utilisateurs : prise en main de la tablette – utilisation de PDF Reader
- Formation des élus : sessions assurées en interne
- Support informatique : 2 niveaux - Cabinet du Maire (Niv. 1) - DSI poste de travail (Niv. 2)
Le Conseil Municipal de la ville de Vannes a pris une délibération portant sur son règlement intérieur (modalités de la convocation électronique des élus) ainsi que sur la convention de mise à disposition d’une tablette tactile permettant d’exploiter de manière dématérialisée les bordereaux transmis avant chaque séance. C’est le service des instances municipales qui en assure le fonctionnement :
- Génération des documents au format PDF depuis l’application de gestion - Convocation – Bordereaux du CM – PV de la précédente séance de CM
- Dépôt des fichiers sur la plateforme OODrive
- Notification aux élus par messagerie
- Téléchargement des documents sur la tablette iPad par les élus
Comment les acteurs ont vécu l’apprentissage de la tablette tactile et du service associé ? En quoi la formation est-elle indispensable ?
Les élus ont bien vécu cet apprentissage de la tablette. Certains d’entre eux possédaient déjà un appareil Apple (iPad, iPhone) rendant plus facile sa prise en main. La formation des élus nous a paru indispensable parce qu’à terme le support numérique doit remplacer le support papier et que l’élu n’aura d’autre choix que d’utiliser sa tablette. Les élus n’ont apparemment pas trouvé compliqué l’apprentissage de la tablette tactile et l’utilisation des applications Adobe Reader et OODrive.
L’application Adobe Reader leur permet d’utiliser des attributs de texte (surlignage, note, annotations libres, …) tout comme il serait de possible de le faire à la main. Bien que l’élu soit avisé par une notification dans sa messagerie, l’application de SESF OODrive lui permet de télécharger à souhait les fichiers et de l’utiliser plus tard pour d’autres échanges. Des supports de cours ont été remis à l’issue de la formation.
Une période de transition s’étalant sur toute l’année permet de rendre moins oppressante cette prise en main. Par ailleurs, une assistance technique et fonctionnelle a été organisée autour de ce projet. Le 1er niveau de support est assuré par le service Cabinet du Maire, cela concerne l’utilisation de la tablette et des applications installées. Le 2ème niveau et assuré par les services de la DSI pour maintenir le bon fonctionnement du parc des tablettes (partie technique).
Quels bénéfices constatez-vous dans l’utilisation de ce nouvel outil, quels changements cela produit-il au sein des services ?
Les bénéfices sont multiples et concernent la collectivité, les services et les élus. La réduction du volume papier pour la collectivité est une mesure qui s’inscrit dans la démarche du développement durable. Comme il a déjà été dit dans la démarche, l’étude économique réalisée en amont de ce projet fait ressortir une économie financière.
Les services municipaux chargés de cette intendance trouveront un allègement de leur charge de travail. En version papier, les travaux de production et de mise à disposition des documents impliquaient le service des instances municipales, le service imprimerie et le service courrier. Cela se traduira par des gains d’efficience.
Pour les élus, le passage du support papier vers un support numérique se traduit par un raccourcissement des délais de transmission. De plus, ce nouvel usage apporte de la souplesse d’utilisation dans la préparation des séances de conseils municipaux. L’outil Adobe Reader leur permet principalement :
- D’annoter, de surligner, … du texte.
- D’utiliser un panneau de signets pour naviguer aisément entre les différents documents (bordereaux, rapports et pièces jointes).
- D’utiliser la fonctionnalité recherche pour retrouver un mot, une expression. Le résultat est instantané, la comparaison avec une procédure manuelle est sans commune mesure en termes de temps de réponse et de précision.
Ce projet constitue un très beau levier dont le but est de promouvoir le numérique auprès des élus. Trop souvent, le numérique reste à l’état de belles formules sur le papier, quel paradoxe !
Une forte accélération doit être impulsée pour que les belles idées se concrétisent et révèlent toute l’importance des systèmes d’information dans une ambition de modernisation et d’amélioration de nos administrations.
