mardi 02 septembre

La dématérialisation de la chaîne financière et comptable : Entretien avec Rémi Viénot de la DRFiP de Bretagne


Le 18 décembre 2012 e-mégalis a formalisé sa collaboration avec la Direction Régionale des Finances Publiques de Bretagne et les quatre Directions Départementales (DDFiP) au travers d’une convention de partenariat. La signature de cette convention confirme le travail partenarial réalisé depuis deux ans par le Syndicat mixte et les Finances Publiques autour du déploiement de la dématérialisation de la chaîne financière et comptable en Bretagne.


C’est dans ce contexte que Mégalis a mené un entretien avec Rémi Viénot, Directeur du Pôle Gestion Publique de la DRFiP de Bretagne.

Pour les collectivités et l’Etat, quels sont les enjeux de la dématérialisation de la chaîne financière et comptable ?

En propos liminaires, il convient de rappeler que la dématérialisation de la chaîne financière et comptable est possible grâce à la mise en place d’un nouveau protocole d’échange informatique appelé PES V2. Il permet aux collectivités, établissements publics locaux et établissements publics de santé de dématérialiser les bordereaux récapitulatifs grâce à une signature électronique, de dématérialiser les mandats de dépense, les titres de recette ainsi que les pièces justificatives et de les transmettre au comptable public de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) en remplacement à la fois des protocoles existants et des documents papier.
L’arrêté du 27 juin 2007 portant application de l’article D1617-23 du CGCT (relatif à la dématérialisation des opérations en comptabilité publique) définit les modalités sécurisées de transmission des flux PES à Hélios et dans son article 9, rend obligatoire l’adoption du PES V2 à compter du 1er janvier 2015.
Cette modernisation décidée par la structure nationale partenariale représentante de 13 fédérations d’élus, de la Cour des comptes et de la DGFiP permet effectivement d’assurer une valeur probante aux documents dématérialisés de la collectivité jusqu’au juge des comptes.
Les enjeux se mesurent par rapport aux gains fonctionnels et matériels qui peuvent en être retirés aussi bien dans les services des collectivités que dans ceux de la DGFiP surtout dans un contexte budgétaire contraint et difficile. La dimension humaine en termes de simplification des tâches et d’ergonomie de l’outil de travail ne doit pas non plus être oubliée.
Fort des retours d’expériences acquis sur la région Bretagne et au-delà, la dématérialisation constitue pour une collectivité un atout indéniable lui permettant, si elle souhaite profiter de ce passage pour adapter son organisation, de s’inscrire véritablement dans une démarche de progrès : réingénierie des processus, archivage électronique et accès immédiat aux documents, utilisation de parapheurs électroniques… Cela peut constituer un point de départ d’une réflexion plus large sur l’administration électronique qui va au-delà de la chaîne financière et comptable.
Pour autant et afin de ne pas effrayer les collectivités les plus petites pour lesquelles les outils et/ou leurs coûts d’acquisition constitueraient un frein, la DGFiP met gratuitement à disposition des collectivités qui le souhaitent un certificat de signature et un outil de signature intégré à l’application Xémélios (NDLR : logiciel gratuit accessible par Internet à l’adresse suivante : xemelios.org/). Par ailleurs, le portail Gestion publique permet aux collectivités de télétransmettre gratuitement les fichiers informatiques et de consulter l’application Hélios.
Le second avantage repose sur l’amélioration de la qualité comptable. Le PES V2 est en effet plus riche que les protocoles précédents, son emploi doit donc limiter l’ampleur des rejets comptables. Les éditeurs de logiciels financiers qui sont aujourd’hui validés pour le PES V2 ont réalisé un important travail de sécurisation permettant de flécher les opérations initiées par les agents des collectivités. Le résultat est aujourd’hui mesurable par la qualité des informations reçues des collectivités ayant adopté le nouveau protocole.
Le troisième avantage, concerne la plus grande fluidité des processus permettant à la fois de mieux lisser le travail des services aussi bien chez nous que dans les services des collectivités. L’indicateur intéressant est celui constitué par le délai de paiement. L’exemple de la Ville de Paris est pour cette raison très parlant. Le délai de paiement du comptable a pratiquement été divisé par trois six mois après l’adoption du PES et de la dématérialisation complète. Ainsi au 30 juin 2012, il était de 5 jours pour 14,9 jours au 30 avril 2011.
Au delà de ces enjeux, les gains peuvent être mesurés aussi bien en termes qualitatifs que quantitatifs : Coglais Communauté qui était une des 9 collectivités pilotes en Bretagne dans le cadre de notre partenariat avec e-mégalis a estimé à 30 000 feuilles le papier économisé.
Nous pouvons affirmer aujourd’hui qu’aucune collectivité en production ne regrette l’ancien protocole et les échanges matérialisés.
Pour la DGFiP, les enjeux sont également importants car ce nouveau protocole nous permet de bénéficier véritablement des apports d’Hélios, d’optimiser le travail de nos agents sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et de produire des restitutions encore plus fiables aux ordonnateurs.


Au 1er janvier 2015, le protocole d’échange standard (PES V2) devra être mise en œuvre par toutes les collectivités. Quelles priorités et stratégies avez-vous définies ? Quel dispositif a été mis en œuvre par la DRFiP et les DDFiP de Bretagne pour accompagner ce changement ?

Cette modification de protocole constitue un véritable challenge aussi bien pour les collectivités que pour nos services car elle doit s’effectuer au cours des deux années qui viennent.
C’est pourquoi nous menons une action coordonnée au niveau régional, qui va au-delà de la sensibilisation des collectivités d’Ille-et-Vilaine (notons qu’au 1er décembre 2012, 89 collectivités ont été sensibilisées et 366 l’ont été en Bretagne).
Notre message vise à leur présenter les travaux préparatoires qui sont nécessaires pour un passage sécurisé au nouveau protocole. Trois chantiers sont aujourd’hui identifiés pour réussir ce passage : un chantier organisationnel, un chantier comptable et un chantier technique permettant d’articuler les deux autres chantiers pour tirer le maximum d’avantages au passage au PES V2.
Le chargé de mission dématérialisation de chaque direction des finances publiques accompagne la collectivité dans son projet jusqu’à son aboutissement et diffuse une documentation permettant de faciliter les travaux préparatoires notamment ceux qui concernent les aspects comptables.
La stratégie est simple : toutes les collectivités volontaires sont les bienvenues et je ne peux que leur conseiller de s’inscrire le plus rapidement possible dans la démarche afin de se préparer sereinement.
Des travaux préalables doivent être engagés (fiabilisation du référentiel des tiers ; ajustements comptables…) avant d’envisager une phase de tests. Celle-ci devrait être bientôt facilitée et accélérée par la mise en place au printemps d’une nouvelle plate-forme « PESOS » permettant aux collectivités de réaliser par elles-mêmes des tests quasi-automatiques.



Est-il vrai que pour les collectivités émettant pour leurs produits des rôles avec prélèvement dits ROLE-MRE, le passage au PES V2 doit se faire au 1er février 2014 ?

Vous avez parfaitement raison et il s’agit pour l’ensemble des acteurs d’un nouveau défi.
Le Règlement européen n°260/2012 du 14  mars 2012  (JO de l'UE du 30 mars 2012) impose la norme SEPA aux prélèvements bancaires à compter du 1er février 2014. Les protocoles historiques sont incapables de gérer le nouveau mandat SEPA. C’est pourquoi la structure nationale partenariale a décidé d’accélérer le passage au PES V2 pour ces collectivités ; 267 sont concernées dans le département.
Les éditeurs de logiciels de facturation travaillent actuellement sur la prise en compte de cette nouvelle norme bancaire et doivent assurer la compatibilité avec les logiciels financiers validés PES V2. Nous inscrivons  effectivement ces collectivités en rang prioritaire dans notre plan de charge.



Dans la continuité des travaux menés de concert depuis deux ans sur la dématérialisation de la chaîne financière et comptable, la DRFiP et les DDFiP de Bretagne ont signé une convention de partenariat avec le Syndicat mixte. Quelles synergies nos structures ont-elles créées ? En quoi cette démarche conjointe présente-t-elle une opportunité pour les collectivités ?

En Bretagne, nous avons effectivement la chance d’avoir un syndicat mixte dynamique, qui impulse la dématérialisation dans une optique d’administration électronique et une vision à long terme.
Côté DGFiP, nous étions organisés en Cellule d’appui régionale à la dématérialisation permettant d’homogénéiser et de mutualiser les pratiques des chargés de mission dématérialisation de la direction régionale et des trois directions départementales afin d’apporter une plus value aux collectivités volontaires.
Dès 2011, nous avons noué un premier partenariat réussi avec Mégalis Bretagne afin de faire bénéficier 9 collectivités pilotes d’un accompagnement personnalisé pour un passage réussi au PES V2. Le programme a été respecté et ce retour d’expérience nous a permis de bâtir le nouveau partenariat sur la période 2013-2014.
Notre approche est complémentaire et apporte aux collectivités, j’en suis convaincu, une valeur ajoutée leur permettant de basculer dans le PES avec la plus grande sécurité. A la DGFiP de présenter le projet, d’apporter son expertise sur la partie comptable et d’accompagner la collectivité dans les tests informatiques jusqu’à la mise en production.
Au Syndicat mixte Mégalis Bretagne de proposer son expertise et son aide dans l’organisation cible à mettre en place et en proposant aux collectivités une offre clef en main, si elles le souhaitent.
Le phasage de nos interventions respectives a été approuvé de concert.
Les collectivités de Bretagne sont bien évidemment gagnantes dans ce dispositif et bien des régions nous envient.



Pour en savoir plus : Bercy Colloc espace dématérialisation

Pour en savoir plus sur ce sujet, voir aussi :

- la fiche pratique de Mégalis sur la dématérialisation de la chaîne financière et comptable.